Finanční řád ODS Praha 2
Schválen oblastní radou ODS v Praze 2 dne 25.10.2005
Tento finanční řád vznikl z rozhodnutí Oblastní rady ODS v Praze 2 dne 25.10.2005
Jedná se o soubor vnitřních směrnic, které upravují jednotlivé úseky hospodaření oblastního sdružení tak, aby byly v souladu s platnými právními předpisy a zároveň vychází ze schválených stanov Občanské demokratické strany.
Soubor směrnic je koncipován v duchu zákona 563/91 Sb. v platném znění ( zákon o účetnictví ). Některé směrnice, které jsou běžně používány jsou v tomto finančním řádu vynechány z toho důvodu, že oblastní sdružení ODS v Praze 2 nemá plnou právní subjektivitu a jeho provoz se řídí zákonem o politických stranách. V oblasti hospodaření je funkce oblastního sdružení řízena obecně platnými směrnicemi pro celou Občankou demokratickou stranu. Pro hospodaření oblasti je určující „Metodická příručka pro hospodaření oblastí a regionů ODS“ v platném znění ( včetně dodatků ), která je závaznou vnitřní normou ODS a je těmto směrnicím nadřazena.
Dodržování těchto směrnic je závazné pro všechny členy ODS na Praze 2 i případné zaměstnance ODS, kteří svoje zaměstnání vykonávají v rámci oblastního sdružení ODS Praha 2, zejména pak pro ty, kteří se, ze své funkce, do které byly oblastním sněmem zvoleni, hospodářského života strany přímo účastní.
Směrnice č. 1
Systém zpracování účetnictví
1. Obecná ustanovení
a. OS ODS Praha 2 soustřeďuje veškeré účetní doklady a předává je k zaúčtování dle pokynů hlavní kanceláře ODS, až do svého zániku
b. Soustřeďované účetní doklady se týkají stavu a pohybu majetku, závazků a pohledávek, rozdílu majetku závazků a pohledávek, nákladů a výnosů ( předmět účetnictví )
c. O skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, shromažďuje oblastní kancelář veškeré doklady pro období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. Není-li možné tuto zásadu dodržet, může doklady předat k zaúčtování i pro období v němž zjistila uvedené skutečnosti.
d. Účetním obdobím je kalendářní měsíc.
e. Účetní doklady předává k zaúčtování hromadně jako jeden celek.
f. Veškeré účetní doklady se zapisují v účetních knihách
g. ODS Praha 2 je povinna inventarizovat majetek, závazky a pohledávky podle par. 29 zákona č. 563/91 Sb
h. Veškeré účetní doklady, účetní knihy a ostatní účetní písemnosti musí být označeny názvem ODS Praha 2 a uspořádány tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní a kterého účetního období se týkají.
i. Opravy v účetních dokladech, účetních knihách a ostatních účetních písemnostech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví.
2. Účetní doklady
Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí mít tyto náležitosti:
- Označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad.
- Popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků.
- Peněžní částku.
- Datum vyhotovení účetního dokladu
- Podpis osoby odpovědné za účetní případ.
Účetní doklady musí být vyhotoveny bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají.
3. Přezkoumávání účetních dokladů.
- Formální správnost.
Jde o zjištění, zda účetní doklady mají všechny předepsané náležitosti zákonem č. 563/91 Sb. Dále je kontrolováno, zda operace, které obsahují účetní doklady, byly nařízeny a schváleny oblastní radou a jsou v souladu se schváleným rozpočtem oblastního sdružení.
- Věcná správnost
Jde o kontrolu souladu údajů uvedených v účetním dokladu se skutečností. Dále je prováděna kontrola výše peněžních částek a správnost účetního období, do něhož má být účetní doklad zaúčtován.
Kontrolu formální i věcné správnosti provádí zvolení členové kontrolní a revizní komise OS ODS Praha 2. O výsledcích kontroly sepisují protokol, který předkládají oblastní radě. O výsledcích své práce podává Kontrolní a revizní komise zprávu oblastnímu sněmu jedenkrát ročně.
4. Oběh účetních dokladů a podpisové vzory
Oběh účetních dokladů je přílohou č.1. této směrnice
Podpisové vzory tvoří přílohu č. 2. této směrnice a jsou uloženy v Hlavní kanceláři ODS
O tom které osoby mohou účetní doklady podepisovat jménem ODS Praha 2 rozhoduje svým usnesením oblastní rada ODS Praha 2.
5. Účetní knihy
V ODS Praha 2 se vyhotovují tyto účetní knihy :
- Deník účetních dokladů (knihy faktur )
- Pokladní deník ( pokladní knihy )
6. Úschova účetních písemností
Úschova účetních písemností se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví. Veškeré účetní písemnosti ukládá účetní jednotka, kterou je hlavní kancelář ODS.Kopie účetních písemností uschovává manažer oblasti.Výjimkou jsou pouze účetní knihy podle bodu 6. Tyto účetní knihy se uschovávají odděleně od ostatních písemností do archivu na dobu pěti let od konce roku, ke kterému se tyto knihy vztahují. Za úschovu účetních knih dle bodu 6. je odpovědný manažér oblasti.
Po uplynutí doby dle předchozího odstavce, podá manažér oblastní radě návrh na skartaci příslušných účetních knih. Na základě usnesení oblastní rady zajistí manažer oblasti skartaci tak, aby účetní záznamy v těchto knihách uvedené nemohly být zneužity. Způsob skartace musí být formou nevratné likvidace skartovávaných účetních knih.
Směrnice č. 2
Hmotný a nehmotný majetek a jeho evidence
Účtování o hmotném a nehmotném majetku přísluší hlavní kanceláři ODS. Oblastní kancelář ODS Praha 2 vede o hmotném i nehmotném majetku operativní evidenci,která je tvořena kopiemi dokladů předávaných hlavní kanceláři ODS a ve které je majetek veden až do doby jeho vyřazení.
1. Nehmotný majetek
Rozumí se jím složky majetku, jejichž ocenění je vyšší než 10 000 Kč v jednotlivém případě a doba použitelnosti je delší než jeden rok. Patří sem zejména :
· Zřizovací výdaje – patří sem náklady spojené se zřízením (založením ) nového oblastního sdružení.
· Nehmotné výsledky výzkumné a odborné činnosti – patří sem výsledky úspěšně provedených prací, které nejsou předmětem průmyslových a jiných ocenitelných práv. Musí být buď samostatně nakoupeny a nebo vytvořeny vlastní činností za účelem obchodování s nimi
· Software – patří sem veškeré programové vybavení bez ohledu na to, zda je či není předmětem autorských práv, a to v případě že je koupeno samostatně a není součástí dodávky hardware.
· vytvořeno vlastní činností za účelem obchodování s ním.
· Ocenitelná práva - sem patří licence, předměty průmyslových práv a jiné výsledky duševní tvořivé činnosti, které jsou předmětem ocenitelných práv, a to jak nabývaných, tak poskytovaných
· Ostatní nehmotný majetek
· Drobný nehmotný majetek – sem patří složky majetku výše uvedené, jejichž cena nepřesahuje 10 000 Kč v jednotlivém případě a doba použitelnosti je delší než jeden rok
1. Hmotný majetek
Jedná se o :
Pozemky, budovy, stavby, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky, předměty kulturní hodnoty a předměty z drahých kovů bez ohladu na jejich pořizovací cenu.
Samostatné movité věci, popřípadě jejich soubory, jejichž ocenění je vyšší než 40 000 Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok
Pěstitelské celky trvalých porostů s dobou plodnosti delší než tři roky.
Základní stádo a tažná zvířata
Otvírky nových lomů, pískoven a hlinišť
3. Finanční investice
Jedná se o :
· Cenné papíry a vklady, které budou v držení oblastního sněmu ODS Praha 2 déle než jeden rok
· Poskytnuté finanční půjčky s dobou splatnosti delší než jeden rok.
· Ostatní cenné papíry a vklady se splatností delší než jeden rok.
4. Majetek o kterém vede ODS Praha 2 operativní evidenci
· o najatém majetku, který odepisuje za podmínek dle zákona č. 586/92 Sb.
· o technickém zhodnocení stávajícího majetku
· o majetku, k němuž má ODS Praha 2 právo užívání, dle vnitřních směrnic ODS
5. Oceňování hmotného a nehmotného majetku
Veškerý shora uvedený majetek se oceňuje podle příslušných ustanovení zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví. Metody používané pro oceňování majetku:
· Pořizovací cenou, tj cenou za který byl majetek pořízen navýšenou o náklady související s jeho pořízením.
· Reprodukční pořizovací cenou v případě, že nelze stanovit pořizovací cenu ( darování, nález, apod. ) tj cena za kterou by byl majetek býval pořízen. Tato cena se stanovuje znaleckým posudkem.
· Vlastními náklady, tj. souhrn veškerých přímých i nepřímých nákladů bezprostředně souvisejících s vytvořením tohoto majetku vlastní činností
V průběhu doby po kterou je majetek v evidenci se způsob ani výše jeho ocenění nemění. Výjimku tvoří případné technické zhodnocení majetku, které hodnotu majetku zvyšuje. Pro ocenění technického zhodnocení majetku se použijí shora popsané metody.
Směrnice č. 3
Vnitřní pokyny pro vedení účetních knih
1. Deník účetních dokladů
Deník účetních dokladů je seznam veškerých účetních dokladů, které jsou v měsíčních intervalech předávány hlavní kanceláři ODS k zaúčtování. Je tvořen knihou došlých faktur, knihou vydaných faktur a knihou interních účetních dokladů. Tento seznam je chronologicky seřazen. V rámci jednoho dne je pak seřazen číslem dokladu. Číslo dokladu přiděluje každému účetnímu dokladu manažér oblasti a musí být jedinečné.
Deník účetních dokladů obsahuje minimálně tyto údaje:
· číslo účetního dokladu
· popis účetního dokladu
· částka účetního dokladu v Kč
· datum vzniku účetního případu
· datum splatnosti
· datum úhrady
· způsob úhrady
· datum předání k zaúčtování na předávacím protokolu
2. Peněžní deník
Peněžní deník je seznam veškerých pokladních operací, který je v měsíčních intervalech předáván hlavní pokladní. Tento seznam je chronologicky seřazen. V rámci jednoho dne je pak seřazen číslem dokladu. Číslo dokladu přidělují každé pokladní operaci pokladníci v rámci vymezené číselné řady, kterou jim stanovuje manažer oblasti. Číslo pokladní operace musí být jedinečné v rámci ODS Praha 2.
Pokladní deník je povinno vést každé místní sdružení ODS Praha 2, za předpokladu, že má zvoleného pokladníka. Pokladní deník je dále povinen vést manažér oblasti za pokladní operace hlavní pokladny.
Pro hlavní pokladnu se stanovuje pokladní limit 5000 Kč. V případě, že pokladní hotovost přesáhne tento limit, je manažér oblasti povinen v co nejkratší době převést část pokladní hotovosti na běžný účet a to v takové výši, aby byl stanovený pokladní limit dodržen.
Pro pokladny místních sdružení se stanovuje pokladní limit 3000 Kč. V případě, že pokladní hotovost přesáhne tento limit, je pokladník místního sdružení povinen následující pracovní den převést část pokladní hotovosti do hlavní pokladny a to v takové výši, aby byl stanovený pokladní limit dodržen.
Pokladník místního sdružení je dále povinen předat manažérovi oblasti nejméně jedenkrát měsíčně úplný pokladní deník, veškeré pokladní doklady a pokladní hotovost. Termín předání stanoví manažér oblasti.
Pokladní deník obsahuje minimálně tyto údaje:
· datum vzniku pokladní operace
· číslo pokladního dokladu
· popis pokladní operace
· částka pokladního dokladu v Kč - příjem
· částka pokladního dokladu v Kč – výdej
· konečný zůstatek hotovosti v Kč
· datum předání
· podpis oprávněného pokladníka
· označení pokladny (MS, či hlavní)
Pro pokladní příjmové a výdajové doklady lze použít formu souhrnného dokladu, který zahrnuje více pokladních operací stejného typu, které proběhly v jednom dni.
Směrnice č. 4
Inventarizace majetku
Inventarizace veškerého majetku, závazků a pohledávek se provádí jedenkrát do roka vždy k datu 31.12. na základě operativní evidence o majetku
Inventarizace peněžních prostředků v hotovosti však bude provedena čtyřikrát do roka ( ke konci každého čtvrtletí ), na základě pokladních deníků
Skutečné stavy budou zaznamenány v inventarizačních soupisech, které musí být podepsány osobami odpovědnými za provedení inventarizace. Pověřené osoby určí hlavní kancelář ODS. Jednotlivé inventarizační soupisy musí být označeny pořadovým číslem a názvem předmětu inventarizace.
1. Druhy inventarizace
- fyzická – u majetku – provádí oblastní kancelář ODS Praha 2 dle pokynů Hlavní kanceláře ODS,
- dokladová – u závazků a pohledávek – provádí hlavní kancelář ODS
2. Inventarizační rozdíly.
Za inventarizační rozdíl, jako rozdíl mezi evidovaným a skutečným stavem majetku, závazků a pohledávek zjištěným inventarizací, se považují případy, kdy
- skutečný stav je nižší (manko, popř. schodek u peněžních prostředků a cenin) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem, nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem,
- skutečný stav je vyšší (přebytek) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem.
Rozdíly podle předchozího odstavce se zapíší do inventarizačního protokolu a předají do hlavní kanceláře ODS k proúčtování do toho účetního období za které se inventarizací ověřuje stav majetku závazků a pohledávek.
3. Inventarizační soupisy.
Fyzická inventarizace – inventarizační soupisy v závislosti na druhu inventarizovaného majetku musí minimálně obsahovat:
- název druhu majetku, který je inventarizován
- datum ke kterému se inventarizace provádí
- název organizace (razítko)
- pořadové číslo položky v soupisu
- inventární číslo majetku
- název majetku
- údaje o množství v technických jednotkách – skutečný stav
- cena za jednotku množství v Kč.
- údaje v Kč – skutečný stav
- údaje v Kč – evidovaný stav
- rozdíl mezi skutečným a evidovaným stavem v Kč
- celkový součet v Kč
- datum provedení inventarizace
- jméno a podpis osoby odpovědné za provedení inventarizace
Směrnice č. 5
Rozpočet
Tato směrnice stanovuje rozpočtová pravidla pro oblastní sdružení ODS Praha 2.
Rozpočet oblastního sdružení ODS Praha 2 je základní dokument, podle něhož se řídí hospodaření oblastního sdružení ODS Praha 2 v příslušném kalendářním roce.
Rozpočet oblastního sdružení ODS Praha 2 schvaluje, na návrh oblastní rady, oblastní sněm a to vždy na kalendářní rok.
Oblastní sněm schvaluje rozpočet před zahájením kalendářního roku pro který je navrhovaný rozpočet určen. Pokud z objektivních příčin nebyl před zahájením kalendářního roku rozpočet schválen, řídí se hospodaření oblasti pravidly rozpočtového provizoria.
V režimu rozpočtového provizoria nesmí měsíční výdaje oblasti překročit jednu patnáctinu výdajů rozpočtu schváleného pro předchozí kalendářní rok, a to v členění dle jednotlivých nákladových účtů. Za dodržování pravidel rozpočtového provizoria je odpovědná oblastní rada. Proto v tomto období je manažér oblasti povinen veškeré účetní doklady předkládat k ověření předsedovi oblastní rady.
Oblastní rada má právo v průběhu roku předkládat oblastnímu sněmu ke schválení návrhy rozpočtových změn. Návrhy rozpočtových změn není možné předkládat v prosinci.
Nedodržení schváleného rozpočtu, nebo pravidel rozpočtového provizoria se chápe jako porušení rozpočtové kázně, a je hrubým porušením stanov ODS.
Jednotlivá místní sdružení ODS Praha 2 rozpočet nesestavují.
Rozpočet ODS Praha ě se kromě shora uvedených pravidel, řídí rozpočtovými pravidly v platném znění, které jsou schváleny výkonnou radou ODS.
